Steeds vaker 'Veilig incident melden' (VIM)

Door Jeanet Wielinga, voorzitter van de VIMcommissie

Voor de VIM-commissie (Veilig Incident Melden) is het een mooi jaar geweest. Tot op heden is er 100 keer een VIM-melding gedaan in 2023. Veel dank hiervoor. Dit is in vergelijking met 2022 een stijgende lijn in het aantal meldingen.

Dit betekent dat veel mensen zich bewust zijn van de meerwaarde om te VIMmen. Deze meldingen spelen een rol bij behoud en verbeteren van de zorgverlening.

Hoe maak je een VIM-melding?

Alle huisartsen van HAP Eemland zijn toegevoegd aan Team Spoedzorg - Huisartsen. Dit kanaal vervangt Corpio. Zij kunnen een VIM maken via de snelkoppeling naar het VIM-formulier in Teams Spoedzorg - Huisartsen. Op de HAP is dit zichtbaar op het bureaublad. Je kan ook inloggen vanuit een andere locatie, maar dan wordt twee factor authentificatie gevraagd (Procesbeschrijving nieuw QMS - huisartsen.pdf).

Via een keuzemenu kan je aangeven waarop de VIM betrekking heeft.

Wat gebeurt er dan?

De meldingen worden gecategoriseerd en in eerste instantie door de kwaliteitsmedewerker gescand. Een deel wordt afgehandeld. VIMmen die zorg/patiënt/keten gerelateerd zijn en overige VIMmen die ernstig en/of een trend zijn, worden doorgezet naar de VIMcommissie. Deze analyseert betreffende VIM meldingen. Verbetersuggesties worden teruggekoppeld aan de functionaris kwaliteit en de medisch manager.
De afhandeling en de verbetersuggesties worden gemaild naar de melder en eventueel naar de andere betrokkenen.

Wat zijn de belangrijkste punten uit de VIM-analyse?

Bij de VIM analyses zijn voor algemeen belang de volgende punten naar voren gekomen:

• Bij het verlaten van je werkplek op de HAP is het belangrijk om uit te loggen. Alleen je UZI pas uit de kaarthouder halen is onvoldoende. Een volgende gebruiker van de werkplek blijkt na aanmelden met de UZI pas toch te kunnen werken op naam van de vorige gebruiker.
• Willen gebruikers van het medische dossier, de tekst die reeds in de P-regel staat niet aan passen of verwijderen? Dit is van belang, voor het geval achteraf de gemaakte afspraken moeten worden geverifieerd.
• Tevens is het verzoek aan de dienstdoende huisartsen de Subjectief DA anamnese te kopiëren naar de Subjectief HA en deze zelf aan te vullen. In het waarneembericht naar de eigen huisarts wordt het SDA niet meegestuurd, maar de inhoud hiervan kan wel van belang zijn voor de overdracht naar de eigen huisarts.
• Huisartsen worden verzocht om eigen patiënten weer actief te benaderen om toestemming te geven voor LSP, zodat de dossiers openstaan voor HAP Eemland.
• Let op tunnelvisie ten aanzien van de triage, als de patiënt al eerder door een andere hulpverlener is beoordeeld.
• Bij het afschalen van de urgentie door de regiearts, moet de overweging worden genoteerd in het dossier.

Voor 2024 heeft de VIM commissie de intentie om de meldingen sneller af te ronden en ook een terugkoppeling te geven. Hiermee willen we de motivatie om te VIMmen vergroten.