Veelgestelde vragen

Boards is een digitaal platform waarin zorgverleners veilig kunnen samenwerken rondom een patiënt. Je kunt informatie delen, berichten uitwisselen en samen afspraken vastleggen. Zo ontstaat één gezamenlijk en actueel beeld van de patiënt en kan de juiste zorg op het juiste moment worden geboden.

In 2023 is Boards gekozen als duurzame opvolger van Portavita/VitalHealth. Sinds 1 juli 2024 werken ruim 100 huisartspraktijken in de regio met het platform.

Doorslaggevend was dat Boards samenwerking tussen verschillende zorgdisciplines op een gelijkwaardige manier ondersteunt. Hierdoor kunnen huisartsen, praktijkondersteuners en andere zorgverleners eenvoudiger samenwerken rondom de patiënt. Dat maakt Boards een belangrijke bouwsteen voor toekomstbestendige netwerkzorg in Eemland.

Boards helpt zorgverleners om samen de best passende zorg voor patiënten te organiseren. Door verschillende disciplines rondom een patiënt met elkaar te verbinden, ontstaat een gezamenlijk beeld van wat nodig is voor de patiënt en kunnen zorg en ondersteuning beter op elkaar worden afgestemd. Zo maakt Boards netwerkzorg concreet en draagt het bij aan toekomstbestendige eerstelijnszorg in Eemland.

Het doel van Boards is niet om extra administratieve handelingen toe te voegen, maar om de samenwerking rondom patiënten beter te organiseren. Door zorgverleners vanuit één gezamenlijk beeld te laten werken, worden informatie, afspraken en acties beter inzichtelijk voor alle betrokkenen.

Zoals bij iedere nieuwe werkwijze kost het tijd om vertrouwd te raken met de manier van werken. Tegelijkertijd horen we van gebruikers dat het gezamenlijke overzicht helpt om sneller af te stemmen, afspraken duidelijk vast te leggen en beter zicht te houden op wie welke actie oppakt. Boards is daarmee geen doel op zich, maar een hulpmiddel om samenwerking te ondersteunen en gezamenlijke regie rondom de patiënt te versterken.

Boards is bedoeld voor zorgverleners die samenwerken binnen regionale zorgnetwerken. Denk aan huisartsen, praktijkondersteuners, paramedici, wijkverpleegkundigen, medisch specialisten en andere betrokken zorgverleners.

Je gebruikt Boards wanneer meerdere zorgverleners betrokken zijn bij de zorg voor een patiënt en samenwerking of afstemming nodig is. Door samen te werken in Boards ontstaat er één gezamenlijk en actueel beeld van de patiënt en kan de juiste zorg op het juiste moment worden geboden.

De planning voor de uitrol van Boards wordt regionaal afgestemd met de betrokken wijkcoördinatoren en zorgorganisaties. Hierdoor kan het moment van starten per wijk verschillen. Wil je weten wat de planning is voor jouw wijk of voor een specifieke toepassing binnen Boards? Neem dan contact op met je wijkcoördinator.

Ja. Boards voldoet aan de geldende eisen voor informatiebeveiliging en privacy in de zorg. Alleen betrokken zorgverleners hebben toegang tot de informatie die voor hen relevant is.

De huisarts of praktijkondersteuner (POH) vraagt de patiënt toestemming voor het delen van relevante gegevens met andere betrokken zorgverleners via Boards. Deze toestemming wordt vastgelegd in het huisartsinformatiesysteem (HIS).  

Zorgverleners die worden toegevoegd aan een board mogen ervan uitgaan dat de patiënt hiervoor toestemming heeft gegeven. Dit is vastgelegd in de regionale samenwerkingsafspraken. Daarnaast kan een zorgverlener alleen aan een board worden toegevoegd wanneer is geregistreerd dat de patiënt toestemming heeft gegeven voor het delen van gegevens.

Nee. Gebruik ZorgDomein voor het verwijzen van patiënten. Boards is bedoeld voor samenwerking en afstemming tussen zorgverleners nadat een samenwerking is gestart.

Dit verschilt per HIS-systeem. Je kan hierbij uitgaan van de volgende tijden:

• Promedico: dagelijks, doorgaans binnen 24 uur
• Sanday: dagelijks, doorgaans binnen 24 uur
• Medicom: wekelijks (weekendverwerking, zichtbaar op maandagochtend)
• MicroHIS: dagelijks, doorgaans binnen 24 uur
• TetraHIS/Tetrabricks: wekelijks (weekendverwerking, zichtbaar op maandagochtend)

De volgende data worden uit het HIS automatisch naar Boards verstuurd: 

• Samenvatting HIS (alleen E en P regel)
• Lichamelijk onderzoek
• Medicatie
• Problemen (ICPC)
• Laboratorium
• MMSE

Wil je een nieuwe beheerder aanwijzen of zelf beheerdersrechten krijgen? Neem dan contact op met de huidige beheerder binnen jouw organisatie. Deze kan de benodigde wijzigingen doorvoeren. Is er geen actieve beheerder meer beschikbaar? Neem dan contact op met de helpdesk van ZorgDomein. Zij kunnen ondersteunen bij het aanpassen van de beheerdersrechten.

Wij adviseren om minimaal twee beheerders aan te wijzen. Zo is er altijd een back-up beschikbaar wanneer een beheerder afwezig is. Voor grotere organisaties kan het wenselijk zijn om meer beheerders aan te stellen. Zorg er in ieder geval voor dat er gedurende de week voldoende beheerdercapaciteit beschikbaar is voor vragen over gebruikers, autorisaties en instellingen.

Wij adviseren om teams in te richten op basis van het autorisatieniveau van gebruikers. Zo sluit de teamindeling aan op de afspraken over toegang tot informatie en blijft het beheer overzichtelijk.

Maak hiervoor minimaal twee teams aan:

• [Teamnaam] Medische en regiebehandelaren (autorisatielaag 1)

• [Teamnaam] Verzorgenden (autorisatielaag 2)

Door deze indeling te gebruiken, sluit de inrichting van Boards aan bij de afgesproken autorisatiestructuur binnen de regio.

Meer informatie over de verschillende autorisatieniveaus vind je op de pagina met samenwerkingsafspraken voor het specifieke themagerichte board waar jij als zorgverlener mee werkt.

Wil je meer weten over de instellingen en mogelijkheden voor beheerders? Bekijk dan ook de supportpagina van ZorgDomein.

Bij de introductie van Boards zijn voor een aantal patiëntgroepen automatisch boards aangemaakt. Daarom kan het voorkomen dat je een board ziet dat je niet zelf hebt aangemaakt. Lijkt het board leeg of kun je er weinig mee? Controleer dan onder 'Inhoud > Pagina's en toegang' of de gewenste tabbladen zijn geactiveerd. Je kunt ervoor kiezen het bestaande board verder in te richten of een nieuw board aan te maken dat direct beschikt over de standaardtabbladen.

Binnen Boards hangt de informatie die je kunt bekijken af van je autorisatieniveau. Hierdoor kan het voorkomen dat je collega meer gegevens ziet dan jij.

Werk je in het team Verzorgenden (autorisatielaag 2)? Dan heb je geen toegang tot de tabbladen Samenvatting HIS en Labuitslagen. Deze autorisaties zijn binnen het ouderenzorgboard bewust ingericht om ervoor te zorgen dat zorgverleners alleen toegang hebben tot de informatie die past bij hun rol.

Twijfel je of jouw autorisaties correct zijn ingesteld? Neem dan contact op met de beheerder van jouw organisatie.

Bespreek dit bij voorkeur eerst rechtstreeks met de betreffende zorgverlener(s). Vaak ontstaat er meer begrip wanneer afspraken, verwachtingen of werkwijzen met elkaar worden besproken. Kom je er samen niet uit of gaat het om een breder samenwerkingsvraagstuk binnen de wijk? Dan kun je dit ook bespreekbaar maken met de wijkcoördinator. Deze kan meedenken over een passende oplossing en waar nodig ondersteunen bij het verbeteren van de samenwerking.

Een probleem, storing, vraag of verbeteridee voor Boards of RDP kan je melden via het contactformulier: 

Boards en RDP contactformulier

Voor fouten in de applicatie, zoals bugs, traagheid of vragen over je account, kan je terecht bij Zorgdomein, via: Hulp en contact - ZorgDomein. 

Op deze pagina vind je uitleg, instructievideo's, handleidingen en andere praktische informatie om met Boards te werken.